Suivi des alternants : quelles sont vos obligations réglementaires ?
Encadrer un alternant est une démarche essentielle pour son développement professionnel. Cependant, il est primordial de le suivre conformément aux exigences légales et pédagogiques. Que vous soyez un CFA, un organisme de formation ou une entreprise, vous avez des obligations à respecter tout au long du parcours d’un alternant. Mais concrètement, que dit la réglementation ? Et surtout, comment s’y conformer facilement, sans se retrouver noyé sous la paperasse ?
Les 4 piliers du suivi réglementaire en alternance
1. Le livret d’apprentissage : un incontournable légal
Le livret d’apprentissage, également appelé livret de formation, est un document obligatoire pour chaque alternant. Il s'agit d'un document individuel et nominatif qui doit détailler les activités, compétences et objectifs de l’alternant tout au long de sa formation. Ce livret doit également suivre le référentiel du diplôme (par exemple, un titre RNCP ou un BTS). Il est essentiel que le livret soit consultable à tout moment par l’alternant, le tuteur et le formateur. En cas d’audit Qualiopi ou de contrôle OPCO, ce livret fait partie des documents exigés, ce qui en fait un élément incontournable de la gestion de l’alternance.
2. Une évaluation régulière et tracée des compétences
Les compétences de l’alternant doivent être évaluées de manière régulière et formelle, tant en centre de formation par les formateurs qu’en entreprise par les tuteurs. Ces évaluations doivent être alignées sur les critères du RNCP ou du programme de formation. Elles doivent également être tracées par écrit et signées, afin de garantir la transparence et la conformité. L'absence de preuves écrites ou de signatures peut entraîner une non-conformité, ce qui peut avoir des conséquences importantes lors des contrôles ou audits.
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3. Une coordination active entre CFA et entreprise
La réglementation impose une coordination étroite entre le CFA et l’entreprise pour garantir un suivi optimal de l’alternant. Cela passe par des points de suivi tripartites, réalisés au minimum au début, au milieu et à la fin du contrat. Chaque point de suivi doit être formalisé par un bilan ou un compte rendu des échanges. Une coordination pédagogique claire entre le formateur et le tuteur est également indispensable. Cependant, de nombreux organismes échouent à mettre en place cette coordination de manière efficace, souvent en raison d'un manque de méthode ou de temps.
4. L’archivage et la traçabilité des documents
Tous les documents relatifs au suivi de l’alternant doivent être correctement archivés et facilement accessibles, surtout en cas de contrôle. Cela inclut les livrets d’apprentissage, les évaluations, les points tripartites, etc. Ces documents doivent être conservés pendant plusieurs années et être reliés à un référentiel clair, comme Qualiopi ou le RNCP. Pour assurer une traçabilité fiable, les outils traditionnels comme les Excel, les e-mails ou les documents papier ne sont plus suffisants. Il est désormais nécessaire d'utiliser des solutions numériques sécurisées et centralisées pour garantir une gestion optimale et conforme.
Les risques en cas de non-conformité
Ne pas respecter ces obligations réglementaires peut entraîner des conséquences lourdes pour l’organisme ou l’entreprise. Parmi les risques, on retrouve des non-conformités lors d’un audit Qualiopi, un dossier rejeté par un OPCO, voire un risque de rupture de contrat si le suivi est jugé insuffisant. De plus, en cas de non-respect des règles, il est possible que la certification RNCP ou le financement pour la formation soit refusé, mettant en péril l’ensemble du parcours de l’alternant.
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